Assemblée générale 2017
Compte-rendu de la réunion de l'Assemblée générale de L'ASSOCIATION SAINT MARTIN BELLE PIERRE tenue le 24 Mars 2017 à la Salle omnisport . .
Jean-Pierre CORTIER, Président de l'Association ouvre la séance .
Il souhaite la bienvenue à Alice CHARBOUILLOT ,nouvelle adhérente et présente Evelyne et Jean-François Magnien, également nouveaux adhérents mais déjà présents au week end du patrimoine.
Il cite les membres absents et excusés :Myriam et David RENOU,Jean-Luc et Danièle MALBEC,Pierre et Françoise MOUILLOT,Marie-Claude JARRE ,Evelyne DOMINGUEZ,Laurent DUCAROUGE,Christiane SIBEUD,Jean ROYER, Odette et Marc STRIPPE,Maryse RHEILLAC.
Il remercie M.le Maire pour sa présence à cette assemblée générale.
Ordre du jour :
➢ Rapport d'activité 2016 :
– Visite de la Sociét »é TRMC le 17 Juin 2016 ;
– Validation des circuits thématiques en Août 2016 ;
– Restauration des 6 puits communaux terminée en fin 2016 ;
– Départ de Soeur Dominique le 19 Août 2016 ;
– Week-end du patrimoine les 17 et 18 Septembre avec la présence des artisans d'art ;
– Visite du réaménagement de la place de l'Eglise le 24 Septembre avec le représentant de la Maison de l'Architecture de Bourgogne ;
– Visite des principaux sites avec l'Association Patrimoine 71 le 16 Octobre 2016 ;
– Ateliers cuisine animés par Soeur Suan MUNG au Carmel.
Le rapport moral est adopté à l'unanimité.
➢ Le bilan financier de l'exercice 2016 est présenté par Annabelle CLEMENT: se reporter au document joint en annexe du présent compte-rendu.
Les comptes 2016 sont approuvés à l'unanimité.
➢Renouvellement du bureau :
Le Président fait part de la démission de Madeleine SEYNAEVE du poste de secrétaire adjointe qui devient donc vacant.
Une candidate a postulé : Evelyne DOMINGUEZ;elle est élue par l'Assemblée.
➢Appel des cotisations 2017 :
Le prix de l'adhésion est reconduit, soit 7,50€ par personne.
➢Projet 2017 : préparation de la fête médiévale du 2 Juillet 2017.
Groupe médiéval : les intervenants :
- Troupe de théâtre:mise en scène par Séverine DOUARD(Cie 2 K DE FIGURE)
Scénario de l'équipe médiévale de St Martin Belle Pierre dont le référent est
David RENOU ;
-Un couple suisse : Dagobert et Cunégonde est venu faire des démonstrations de
danses médiévales ; une vingtaine de membres de l'Association est en répétitions
les 1er et 3ème vendredi de chaque mois depuis Janvier .
- Wairi Na Olos : troupe qui présentera des spectacles de combats médiévaux ;
- Légendes d'Oisels : découverte du monde de la fauconnerie ;
- Papeterie artisanale « Pas de loup »:fabricant de papier à l'ancienne ;
- Attelage bovin d'aujourd'hui par Laurent Janaudy:2 bœufs vont tirer le char et
son dragon lors de la parade.
Ateliers :
-Costumes : Marie-Claude POMMIER ;
Oriflammes : Janine SAUVAGE et Edith DUPONT.
-Fabrication des blasons : Jean-Yves CHANEL et Gérard ECHALLIER.
20 blasons seront peints par le Centre de Loisirs et 20 seront réalisés par
l'Association.
Atelier avec Jacqueline VANSEVEREN qui s'est proposée pour la peinture.
-Jeux d'enfants :jeux de piste, courses en sacs : préparés et animés par Janine
SAUVAGE et Marie-Claude DUCROT.
Le Centre de Loisirs tiendra un stand de jeux animé par Irène COMMERCON
et son équipe.
-Joute sarrasine :sera fabriquée par Marcel JOASSY et Jean-Yves CHANEL.
Elle sera animée par le fils de David RENOU et se déroulera dans le pré
au dessus du parking de la Rue des Sports.
-Echoppes :référentes : Geneviève BERNARD et Christiane SIBEUD .
Sur environ 200 artisans contactés, six ont répondu positivement pour le
moment.
-Groupe de danse : répétitions sous la conduite de David RENOU, Véronique Le
NOAN et Françoise DESPLAT.
Le groupe des danseurs se produira le 24 Juin à Mâcon : le matin sur le
marché(10h) et l'après-midi dans la zone piétonne du centre ville(14h).
Lors de cette journée, des personnes accompagneront le groupe pour distribuer
des flyers.
-Communication :commission pilotée par Marie-Jo CORTIER.
Les flyers seront imprimés par la Sté EDITOR, en format carte postale de
145x145mm. Proposition : livraison de 10000 cartes , « à plat ».
La maquette doit être remise à EDITOR mi-Avril et la livraison est prévue
pourmi-Mai..
Le pliage des cartes sera effectuée dans la foulée par les adhérents disponibles.
Les affiches et flyers seront distribués à partir du 22 Mai.
L'entreprise PUBLI ESSOR imprimera 120 Affiches.
- Article dans le JSL ;
- Contact avec Radio ALEO : pas de réponse à ce jour.
Des avis seront distribués aux riverains afin de les informer de la fermeture de certaines rues
à la circulation des véhicules.
-Sécurité :Contacts avec la Préfecture ;
Jean-Claude DUCROT, référent pour la Sécurité a expliqué l'organisation
souhaitable de cette journée.
Deux entrées : 1 Rue du Commerce et 1 vers le Crédit Agricole.
Une équipe de 2 personnes à chaque entrée ; les caisses seront relevées et
mises en sécurité toutes les deux heures.
Horaire des entrées payantes : de 9h30 à 16h30.
Un arrêté municipal sera pris pour décider de la fermeture des rues.
Plan de circulation mis en place avec la Mairie de St Martin.
Le poste de secours sera installé devant le Foyer rural.
Parkings :vers Eglise, cimetière et Intermarché et zone Chassagne à partir de
12h.
Une vingtaine de personnes sont nécessaires pour assurer la sécurité et les entrées.
Recherche de matériel :
Des bottes de paille seront utilisées pour délimiter la scène.
70 bottes de paille seront achetées.
Transport de la paille à l'aide d'une plate-forme prêtée par G. DUPONT.
Un véhicule est nécessaire pour tirer la plate-forme :
Quelques chaises seront installées.
Demande de matériel auprès de la ville de Mâcon qui prête 10 vitabris, des
tables et chaises.
Du matériel sera également prêté par la commune.
Recherche de subventions :
- Une subvention exceptionnelle de 3000 € sera accordée par la municipalité ; le
Président adresse ses remerciements au Maire.
-Le Conseil départemental accordera 400 € ;
- Une somme de 1700 € devrait être versée par l'ensemble des partenaires (17).
Fabrication du dragon : le référent est David RENOU ;
Groupe de travail :Gérard, Jean-Louis, Daniel et David.
Le char sera amené avant le 15 Avril au CPI. Le garage CAILLE effectuera le
transport .Du bois a été trouvé et devra être transporté.
Mise en place de la parade : le référent est Jean-Louis DESROCHES, assisté de
Céline TORJON qui s'est proposée.
La parade sera constituée par les musiciens,les intervenants, les enfants, les
personnes costumées,le char tiré par les bœufs,etc...
Restauration : le prestataire est Laurent DENIAU. Il propose :
Midi : tartines (4 sortes) et pâtisseries ;
Soir : repas médiéval animé par les intervenants et comprenant 1 verre d'apéritif
(hypocras.)
Les prix : repas du soir : adulte:16 €
enfant : 4 €
Adhérent : 10 € (prix coûtant)
Midi : tartine: 3 €
Pâtisserie ; 1,50 €
Pour le repas du soir : le nombre de places est limité à 250, hors intervenants.La réservation doit être effectuée avant le 12 Juin. Un coupon de réservation sera inséré à l'intérieur du flyer.
Trois personnes sont chargées de prendre les réservations : Laure JARRE
Michelle PELLETIER
Marie-Claire LEGRAND.
Apéritif médiéval : sera élaboré par Philippe BEREYZIAT.
La quantité à préparer sera déterminée en fonction du nombre de réservations prises
pour les repas.
Décoration du village :
Référent : Jean-Pierre CORTIER.
Oriflammes, blasons seront disposés sur les lampadaires des rues
concernées( Rue des Sports, Rue du Centre et Rue du Commerce)
La façade de la Mairie sera également transformée avec des décors médiévaux.
Calendrier des préparatifs :
Vendredi 30 Juin à partir de 18h :
Interdiction de stationner sur les parking de la mairie et du Foyer ;
Fermeture à la circulation des 3 rues le samedi soir 1er Juillet : Rue des Sports, Rue
du Commerce et Rue du Centre.
Récupérer le matériel et le stocker dans le local technique et le pré communal :
- vitabris à installer le samedi soir ;
-barnum du pré communal à installer le vendredi.
Personnes chargés de ces travaux : Gérard, Jean-Louis, Xavier, Marcel, Philippe C,
David, Jean-Claude, Jean-Pierre et toute bonne volonté.
Samedi 1er Juillet:dans l'après-midi :
Par la même équipe que ci-dessus et plus, si disponibles :
Installation de la décoration de la Mairie et du pré communal ;
Mise en place des tables et chaises, (pour le repas et la buvette, mangette)
Montage des vitabris de la buvette, mangette.
Dimanche 2 Juillet : très tôt :( 6h,6h15)
Transport et installation des bottes de paille ;
Installation de la signalétique par l'équipe sécurité;
Transport du char avec le dragon au départ de la parade ;après la parade,les bœufs
seront dans le pré de G. DUPONT.
Mise en place de la taverne (buvette et mangette) ;
Installation du piloris (Jean-François MAGNIEN) ;
Mise en place des entrées ;
Mise en place de la sécurité.
Les artisans du marché médiéval devront être installés avant 9h : une reconnaissance des lieux quelques jours auparavant leur sera proposée par les référentes des échoppes.
Besoins humains :
- Entrées : deux guichets : 6 personnes rue du Commerce ;
6 personnes Rue du Centre ,
soit 12 personnes au total avec une relève toutes les 2 heures .( 9h30-11h30 : 1
personne,11h30-13h : 2 pers.,13h-15h:2 pers et 15h-16h30:1pers.,et ce pour
chacune des deux entrées.)
Référentes : Annabelle et Marie-Christine, respectivement trésorière et trésorière
adjointe.Participantes : Hélène Reboux,Christiane CRETAT,Danièle MALBEC,Marie-
Jo CORTIER,Alice CHARBOUILLOT,, Marcelle JOASSY, Mme MASSON,Laure
JARRE. (liste à compléter)
- Sécurité : Référent :Jean-Claude DUCROT ;
Participants : Daniel SAUVAGE,Marcel JOASSY,Daniel MASSON,M.
LEDEMEE, Richard RENOUD-LYAT, Benoît
JEANNE,FranckVANSEVEREN,Christian DUPIN,Marc BOUDOT,Jean-Yves
PINAROLI,...
Les personnes citées feront des postes tournants.
Les rues seront rendues à la circulation vers 18h30, après la pièce de théâtre et la
parade finale.
Seule, la rue des Sports restera fermée.
- Vidéo : à voir avec Jean-François ;
--Saynètes : responsables : David RENOU,Jean-Luc MALBEC, Jean-François
MAGNIEN.
-Buvettes : Gérard ECHALLIER, Laurent DUCAROUGE,Philippe
COMMERCON,Jean-Louis DESROCHES, Xavier JARRE,Nicolas DESRAYAUD,
Christian DUPIN...
Les personnes citées feront des postes tournants.
Restauration : Midi : Mangettes , patisseries, glaces, saucisses.
Référentes : Marie-Claire LEGRAND ;
Alice CHARBOUILLOT et Marie-Jo CORTIER pour les
glaces.
Participantes:Jacqueline VANSEVEREN, Evelyne DOMINGUEZ,Gisèle
LAFARGE.
(à compléter)
Repas du soir :
Aide à la préparation : André CHAINTREUIL, Philippe BEREYZIAT, Marc
STRIPPE.
Service : référente : Michelle PELLETIER ;
Participantes : Evelyne MAGNIEN, Liliane DOURIAU,Marcelle
JOASSY,Laure JARRE,Christiane SIBEUD, Hélène REBOUX .
(équipe à renforcer)
Rangement :
Des listes seront remises aux différents référents afin qu'elles soient complétées.
Toilettes : Foyer, pré communal, salle omnisport.
Le pré communal sera investi par la troupe de campement ( Wairi Na Olos), fauconnerie (Légendes d'Oisels) char avec le dragon et par le banquet médiéval.
Idée proposée : enflammer le dragon.
L'intervention des Pompiers étant nécessaire, l'autorisation sera demandée au
Maire et au chef de corps des Sapeurs-Pompiers.
Lundi 3 Juillet:démontage de toutes les installations.
Rendre le Foyer en état (rythmes scolaires)et les toilettes de la salle omnisport avant 11h.
L'ensemble des installations sera remis en état et le matériel prêté rendu le lundi 3 Juillet au soir.
Enfin, le Président précise qu'à la suite de la réunion publique, 11 personnes se sont manifestées pour apporter leur aide à l'organisation de cette journée.
Le Président compte sur l'investissement du maximum d'adhérents pour une bonne organisation et la réussite de cette belle fête.
La réunion s'est terminée autour du verre de l'amitié.
La secrétaire,
Hélène Reboux